02 sep FSSC 22000-implementatie: wat u nodig hebt vóór de certificeringsaudit

De voorbereiding op een FSSC 22000-certificeringsaudit vereist meer dan alleen het doorlopen van procedures en het verzamelen van documenten. U moet zeker weten dat uw voedselveiligheidsmanagementsysteem in de dagelijkse praktijk goed functioneert en dat uw medewerkers hun verantwoordelijkheden begrijpen. Bij Alfred Olthof Consulting ondersteunen we de FSSC 22000-implementatie door bedrijven te helpen beoordelen wat er al aanwezig is, hiaten te identificeren en bewijsmateriaal voor te bereiden dat de naleving onderbouwt. Dit geeft onze klanten een praktisch beeld van de auditgereedheid voordat een certificeringsinstantie langskomt en helpt hen zwakke punten aan te pakken zolang er nog tijd is om deze te corrigeren.

We weten ook dat de voorbereiding op een audit lastig kan worden als teams niet zeker weten wat een auditor verwacht. Er kunnen wel documenten zijn, maar de registraties zijn mogelijk onvolledig of medewerkers volgen de procedures niet consequent. Onze rol bij Alfred Olthof Consulting is om u te helpen deze punten vóór de audit te controleren, in plaats van pas tijdens de audit problemen te ontdekken. We bekijken uw bestaande systeem, onderzoeken hoe het in de praktijk functioneert en helpen u bij het voorbereiden van het bewijsmateriaal dat nodig is om aan te tonen dat uw voedselveiligheidsmaatregelen werken.

Bent u klaar om de overstap te maken van de implementatie van FSSC 22000 naar certificering?

Een nuttig uitgangspunt is een gedocumenteerde gap-analyse. We vergelijken uw huidige voedselveiligheidsmanagementsysteem met de eisen die voor uw organisatie gelden en brengen in kaart wat nog aandacht behoeft. Dit geeft ons een duidelijk beeld van uw uitgangspunt en voorkomt dat de certificeringsaudit de eerste serieuze test van het systeem wordt.

Tijdens de FSSC 22000-implementatie bekijken we de relatie tussen de ISO 22000-eisen, de toepasselijke voorwaardelijke programma’s en de aanvullende FSSC-eisen. Vervolgens onderzoeken we hoe deze eisen in uw daadwerkelijke processen tot uiting komen. Een schriftelijke procedure kan op papier aan een eis voldoen, maar de bijbehorende activiteit moet ook daadwerkelijk plaatsvinden zoals beschreven.

Kijk verder dan ontbrekende documenten

We zoeken naar hiaten in de documentatie, verantwoordelijkheden, monitoring, verificatie en corrigerende maatregelen. We controleren ook of het personeel de procedures die ze moeten volgen daadwerkelijk begrijpt.

Deze beoordeling stelt ons in staat onderscheid te maken tussen kleine aanpassingen in de administratie en kwesties die van invloed kunnen zijn op de daadwerkelijke werking van het voedselveiligheidssysteem. Vervolgens spreken we af wat er nog moet gebeuren, wie verantwoordelijk is voor elke taak en welk bewijsmateriaal vóór de certificeringsaudit moet worden voorbereid.

Welke documenten en registraties moeten vóór de audit gereed zijn?

Uw certificeringsauditors moeten de zekerheid hebben dat uw systeem in de praktijk werkt. We bekijken gecontroleerde documenten en operationele registraties om te controleren of uw gedocumenteerde procedures in de dagelijkse activiteiten worden geïmplementeerd.

Onze FSSC 22000-implementatie omvat procedures, monitoringregistraties, verificatieactiviteiten, corrigerende maatregelen en relevante risicobeoordelingen. We controleren of de registraties volledig, actueel en traceerbaar zijn en of corrigerende maatregelen aantonen hoe geïdentificeerde problemen zijn onderzocht en opgelost.

We beoordelen ook de documentbeheersing. Medewerkers moeten toegang hebben tot actuele informatie, terwijl verouderde versies niet in gebruik mogen blijven. Dit biedt auditors een duidelijk verband tussen eisen, implementatie en ondersteunend bewijsmateriaal.

Uw systeem moet verder gaan dan alleen het papierwerk

Een certificeringsaudit kan zwakke punten aan het licht brengen die documenten alleen niet kunnen onthullen. Daarom kijken we hoe uw medewerkers het voedselveiligheidssysteem tijdens hun dagelijkse werkzaamheden toepassen. Hun begrip is van belang, omdat zij degenen zijn die veel van de in uw procedures beschreven controles uitvoeren.

Als onderdeel van FSSC 22000-implementatie kunnen wij u helpen controleren of relevante medewerkers hun verantwoordelijkheden kennen en begrijpen wat ze moeten doen wanneer een proces niet volgens plan verloopt. We beoordelen ook interne audits en de maatregelen die zijn genomen nadat bevindingen aan het licht zijn gekomen.

Controleer uw interne verificatie

Interne audits moeten nuttige informatie opleveren over hoe goed uw systeem functioneert. Ze moeten tekortkomingen signaleren voordat de certificeringsinstantie dat doet. Daarom kijken we of bevindingen correct worden vastgelegd, onderzocht en afgehandeld.

Ook de betrokkenheid van het management moet zichtbaar zijn. Uit uw documentatie moet blijken dat de organisatie de prestaties op het gebied van voedselveiligheid evalueert en actie onderneemt bij kwesties die aandacht vereisen.

Als medewerkers de belangrijkste controles niet kunnen toelichten, bevindingen van interne audits onopgelost blijven of documentatie niet overeenkomt met de daadwerkelijke praktijk, beschouwen wij dit als tekenen dat er meer voorbereiding nodig is. Door deze tekortkomingen vóór de audit weg te werken, krijgt uw team een stevigere basis om aan te tonen dat aan de eisen wordt voldaan.

Wat moet u controleren voordat u de certificeringsaudit boekt?

Voordat u verdergaat, raden wij u aan ervoor te zorgen dat uw vereisten zijn geëvalueerd, vastgestelde tekortkomingen zijn verholpen en dat de beheerde documenten de huidige activiteiten weerspiegelen. Ook uw monitoring- en verificatiedocumenten moeten volledig en klaar voor controle zijn.

Met FSSC 22000-implementatie helpt Alfred Olthof Consulting u te beoordelen of uw systeem klaar is om in de praktijk te worden getest. We kunnen naast de documentatie ook de kennis van medewerkers, de resultaten van interne audits en corrigerende maatregelen beoordelen. Dit geeft ons een duidelijker beeld van de gereedheid, zonder dat we uitsluitend op papierwerk hoeven te vertrouwen.

Bereid u voor met een duidelijk beeld van uw tekortkomingen

Bij Alfred Olthof Consulting kunnen wij uw team ondersteunen bij het in kaart brengen van tekortkomingen, de implementatie en de voorbereiding op de certificeringsaudit. Waar nodig werken wij samen met uw medewerkers, zodat de kennis binnen het bedrijf blijft, terwijl wij ook directe ondersteuning bieden wanneer specifieke implementatiewerkzaamheden moeten worden uitgevoerd.

Het doel is eenvoudig: u moet de certificeringsaudit ingaan met de kennis van wat uw systeem doet, welk bewijsmateriaal dit ondersteunt en waar eventuele resterende tekortkomingen aandacht behoeven.

Certificatiegereedheid is het resultaat van bewijsmateriaal, consistente processen en medewerkers die hun verantwoordelijkheden begrijpen. Onze FSSC 22000-implementatieondersteuning bij Alfred Olthof Consulting helpt u deze gebieden te beoordelen vóór de certificeringsaudit. We werken samen met uw team om tekortkomingen in kaart te brengen, het systeem te versterken en het bewijsmateriaal voor te bereiden dat nodig is om aan te tonen dat uw voedselveiligheidsmaatregelen functioneren zoals bedoeld.