05 aug Verpakking 1935/2004 Compliance-checklist: hiaten die bedrijven in 2026 over het hoofd zien

De meeste bedrijven in de verpakkingssector en de sector die in contact komt met levensmiddelen beschouwen de naleving als afgerond zodra de basistests en leveranciersverklaringen zijn afgehandeld. Wat ze vaak over het hoofd zien, is dat de hiaten die niemand heeft opgemerkt, pas een probleem worden wanneer er audits of controles door de toezichthouder plaatsvinden. Bij Alfred Olthof Consulting hebben we deze gids samengesteld om dieper in te gaan op  Verpakking 1935/2004, waardoor bedrijven een duidelijker beeld krijgen van waar het vaak misgaat op het gebied van naleving en waarom de oude aanpak in 2026 niet meer volstaat.

Deze hiaten houden steeds vaker verband met NIAS-risico’s, onvolledige traceerbaarheid en zwakke documentatieketens die niet voldoen aan de veranderende verwachtingen in het kader van de EU-regelgeving. Onze focus ligt op het onder de aandacht brengen van deze over het hoofd geziene gebieden en het laten zien hoe bedrijven de overstap kunnen maken van oppervlakkige naleving naar een completer en beter verdedigbaar systeem. In de volgende paragrafen worden deze uitdagingen nader toegelicht en wordt beschreven hoe praktische paraatheid er vandaag de dag daadwerkelijk uitziet.

Voldoet u daadwerkelijk aan artikel 3 van Verpakking 1935/2004?

Het slagen voor migratietests en het blijven binnen de vastgestelde wettelijke grenswaarden geeft veel fabrikanten het vertrouwen dat aan artikel 3 volledig is voldaan. Dat vertrouwen is echter vaak gebaseerd op een onvolledig beeld, met name wanneer gelaagde chemische interacties en daadwerkelijke gebruiksomstandigheden nooit worden meegenomen in standaardconformiteitsbeoordelingen in het kader van Verpakking 1935/2004 vereisten.

Veiligheid kan, zoals de regelgevende instanties het zien, niet uitsluitend op basis van testresultaten worden vastgesteld. Artikel 3 vereist concreet bewijs dat een materiaal geen gevaar vormt voor de menselijke gezondheid, de samenstelling van levensmiddelen niet beïnvloedt en de smaak, geur of kwaliteit van levensmiddelen op geen enkel moment tijdens de beoogde gebruiksduur aantast.

Toch krijgen bepaalde risicogebieden zelden de aandacht die ze verdienen. Indirecte migratie in verband met NIAS, herhaalde of langdurige blootstelling, en de manier waarop meerdere stoffen op elkaar inwerken binnen gelaagde verpakkingsstructuren zijn allemaal factoren die bij routinematige beoordelingen buiten beschouwing worden gelaten. Dit zijn vaak juist de factoren die bepalend zijn voor de daadwerkelijke veiligheidsresultaten, en zonder een gedocumenteerde evaluatie van elk van deze factoren blijft de naleving op zijn best oppervlakkig.

Weet u eigenlijk wel wat er in uw verpakkingsmaterialen zit?

Veel bedrijven gaan ervan uit dat ze de samenstelling van hun verpakkingen kennen omdat er leveranciersverklaringen beschikbaar zijn. In werkelijkheid geven deze documenten vaak de beoogde samenstelling weer, en niet de volledige chemische samenstelling van het materiaal. Dit leidt tot een verborgen tekortkoming op het gebied van naleving onder Verpakking 1935/2004, waarbij de verantwoordelijkheid uiteindelijk bij de fabrikant ligt die het materiaal op de markt brengt.

Volledige transparantie over de samenstelling is inmiddels een vaste eis van de regelgevende instanties, die betrekking heeft op additieven, verwerkingshulpmiddelen, onzuiverheden en NIAS (niet-opzettelijk toegevoegde stoffen). Het voldoen aan de positieve lijst en bevestigingen van leveranciers zijn op zichzelf niet langer voldoende om een grondige controle te doorstaan.

Waar bedrijven vaak tekortschieten:

• Ontbrekende informatie over onzuiverheden van toeleveranciers
• Geen onafhankelijke validatie van grondstofgegevens
• Gebrek aan traceerbaarheid bij wijzigingen in samenstellingen of leveranciers

Zonder dit inzicht kunnen onbekende stoffen onopgemerkt blijven in de toeleveringsketen. Moderne naleving is daarom afhankelijk van een grondig begrip van de materialen, en niet alleen van documentatie of verklaringen.

Verwachtingen inzake traceerbaarheid bij de naleving van verpakkingsvoorschriften

Traceerbaarheidssystemen voor materialen die in contact komen met levensmiddelen zijn ontworpen om volledig inzicht te bieden in de weg die materialen afleggen, vanaf de leverancier tot aan het eindproduct. Bedrijven moeten betrouwbare gegevens bijhouden, zodat eenvoudig kan worden nagegaan waar een bepaald materiaal vandaan komt en hoe het is gebruikt.

Eisen inzake transparantie in de toeleveringsketen

De huidige regelgevingsnormen schrijven volledige transparantie in de toeleveringsketen voor, waarbij zowel leveranciers stroomopwaarts als afnemers stroomafwaarts zonder enige hiaten in de keten kunnen worden geïdentificeerd. Onder Verpakking 1935/2004, Deze mate van transparantie wordt bij audits steeds vaker beschouwd als een indicator voor daadwerkelijke nalevingsgereedheid.

Veelvoorkomende tekortkomingen in traceerbaarheidssystemen

Een groot aantal bedrijven vertrouwt nog steeds op onvolledige leveranciersgegevens of interne volgsystemen die niet met elkaar communiceren. Een van de meest voorkomende problemen is dat de gegevens over grondstoffen en de documentatie van de afgewerkte verpakkingen niet aan elkaar zijn gekoppeld, waardoor er hiaten ontstaan die bij nalevingscontroles aan het licht komen.

Voorbereiding op audits en documentatiebeheer

Effectieve traceerbaarheidssystemen moeten een snelle en nauwkeurige terugroepactie mogelijk maken, waarbij elke stap volledig gedocumenteerd is. Wanneer kwaliteitssystemen en nalevingsgegevens afzonderlijk worden beheerd, lopen bedrijven een reëel risico op vertragingen en fouten zodra er een controle door de toezichthouder plaatsvindt.

Versterking van de nalevingsverklaring met het oog op de regelgevingsverwachtingen voor 2026

De conformiteitsverklaring beschouwen als een routinematige administratieve formaliteit die je even moet afvinken, is geen optie meer. Het is nu een juridisch belangrijk document dat een grondige toetsing door de toezichthouder moet doorstaan. Moderne interpretaties van Verpakking 1935/2004 hebben de lat aanzienlijk hoger gelegd, met verwachtingen op het gebied van inhoudelijke duidelijkheid, inachtneming van de NIAS-normen en technisch bewijs dat op de juiste wijze is gekoppeld aan het ingenomen standpunt inzake naleving.

In veel bedrijven zijn de DoC’s die momenteel worden gebruikt ofwel verouderd, ofwel te algemeen om daadwerkelijke materiële risico’s aan te pakken of rekening te houden met bijgewerkte migratiegegevens. Het terugkerende ontbreken van testrapporten, in combinatie met een gebrek aan consistentie tussen verklaringen en de manier waarop materialen zich in de praktijk gedragen, blijft een aanzienlijke tekortkoming. Een sterke DoC vereist tegenwoordig gestructureerde documentatie, duidelijke traceerbaarheid en een volledige bewijshierarchie die nalevingsverklaringen koppelt aan geverifieerde wetenschappelijke tests.

De meeste overtredingen van de regelgeving zijn niet het gevolg van het negeren van voorschriften. Ze komen voort uit hiaten in de documentatie, materiaalgegevens en leveranciersinformatie die niemand heeft gecontroleerd. Wanneer systemen niet regelmatig worden bijgewerkt, stapelen verborgen risico’s zich op en komen ze op de meest ongelegen momenten aan het licht. Alfred Olthof Consulting werkt samen met bedrijven om het toezicht aan te scherpen en voorbereid te blijven, omdat de verordening Verpakking 1935/2004 de lat steeds hoger legt.